工程项目合同和资金管理系统

(1)建立基础信息库

1)项目信息(分三层:工程、标段、合同)分级授权;

2)项目管理部门;

3)项目承建单位;

4)项目资金支付平台;

5)项目合同类型;

6)项目合同成本类型。

(2)项目前期管理

1)项目名称、立项时间、批准时间、投资总额、项目年度、计划开、竣工时间、是否属于重点项目;

2)项目前期资料;

3)项目招标资料;

4)项目开票资料;

5)项目中标资料。

(3)合同文件管理

1)合同文件审批表;

2)项目建议书审批表;

3)招标文件审批;

4)预算清单审批表。

(4)项目合同管理

1)合同的基础信息:名称、编码、承建单位、项目经理(联系人、联系方式)、支付平台、发包方式、合同状态、合同类型、合同成本类型、合同的各类价格信息、合同的开、竣工时间、付款约定、暂列金额、是否需要验收(验收人、验收日期、验收情况(选择项):合格、不合格)、预算执行(①预算时间②年初预算金额③预算调整时间④预算调整金额⑤预算总金额=②+④;

2)合同审核;

3)制订合同的付款计划:根据各个付款时间节点,制订相应的付款计划;

4)合同的变更:根据计划的改变或施工中出现的情况,作合同变更。包括合同编码、合同名称、变更原因、变更日期、变更金额、经办人等信息;

5)合同的请款:到了付款节点,由分管部门提出合同的付款申请并制作付款单(请款单内容:合同名称、请款单编码、合同约定付款方式、请款日期、请款理由、乙方单位、合同金额、审计金额、最终结算金额、累计已付、本年尚欠、累计尚欠、本次申请金额、请款后累计支付及比例,各部门意见);

6)合同的付款:通过请款审核流程后,财务部门支付合同款(付款单内容:付款理由、付款金额、付款日期、经办人、发票号、凭证号、完税证明(①税种(选择项,印花税、增值税、教育费附加城建税等等),②入库日期,③实缴税额,④收款国库(选择项,某某金库、其他));

7)审计:竣工验收后,送第三方审计(审计内容:合同名称、审计部门、送审日期、完成日期、审计报告编号、送审金额、审定金额、核减额、审计费率、核减率、审计结果说明);

8)付款计划的调整:根据实际开、竣工时间,调整付款计划。或根据最终审定金额,调整付款计划;

9)采购合同管理:自购物品的合同管理(采购合同内容:合同名称、产品名称、规格型号、产地、计量管理、单价、数量、金额、购买日期);

10)各模块相应的台账管理、查询分析、附件上传、生成的报表能导出到电子表格(商业智能分析BI功能、分析图表功能)。①合同台帐 ②付款计划台帐 ③请款单台帐 ④付款单台帐 ⑤审计台帐 ⑥合同其他信息台帐 ⑦需要进行处理的合同台帐 ⑧工程项目和标段台帐。

(5)编码设置

1)承建单位:用于管理所有发生业务往来的单位,内容包括单位名称、开户行和帐号、联系人等信息;

2)支付平台:管理各个下级单位的支付平台。并可以根据支付平台来进行汇总合同的数据;

3)合同的工程类型;

4)合同的成本类型;

5)合同的预算类型。 

(6)系统设置:

1)部门管理:管理各部门职能;

2) 职务管理:根据各职务分配权限;

3)用户管理:所有使用此系统的用户的管理。一个用户可以绑定多个部门,可以对多个绑定部门进行合同管理或者生成付款单;

4)用户角色:管理用户的操作权限,以及将操作权限分配给用户;

5)操作日志。